| Noten/Commentaar |
Noot
Deze noot wil ik beginnen met een opmerking over de nogal cryptische slotopmerking van de Hoge Raad waarin de dubbele ontkenning de leesbaarheid nu niet bepaald ten goede komt. Dezelfde gegevens be-hoeven niet zowel op papier als digitaal te worden bewaard, zo stelt de Hoge Raad. Maar dan moeten de gegevens ook identiek zijn. De papie-ren uitdraai mag geen verdichting zijn van alle afzonderlijke bedragen van positieve en negatieve aanslagen op de bestelcomputer. En vaak is dat wel het geval. Ter verduidelijking een voorbeeld.
In de bestelcomputers staan alle gegevens die tot een totaalbedrag per klant leiden met alle gegevens die ook op de totaaloverzichten af-gedrukt kunnen worden (datum, tijdstip en totaalbedrag van de bestel-ling).
Een klant bestelt op 21 maart 2008 om 18.03 uur bij medewerker nummer 4 één portie bami, twee porties saté en een glas frisdrank, dat hij tijdens het wachten opdrinkt. De klant heeft afhaalnummer 27. Als de maaltijd ingevoerd is (met behulp van menunummers) in de bestelcom-puter, betaalt de klant contant. De betaalwijze wordt in de bestelcomputer vastgelegd. Nadat de klant betaald heeft, wordt een keukenbon af-gedrukt en wordt de bestelling bereid. De klant kan zijn bestelling in ontvangst nemen na afgifte van het betaalbewijs met afhaalnummer 27.
De bon/factuur voor de klant ziet er als volgt uit:
Datum a)
21-03-2008
Tijdstip b)
18:03
Medewerker nr
4
Afhaalnummer
27
Aantal
menu nr
Menu omschrijving
bedrag per stuk
totaal
1
3
bami
10,00
10,00
2
5
saté
8,50
17,00
1
29
frisdrank
2,00
2,00
Betaaldwijze d)
contant
c)
29,00
Op het totaaloverzicht zijn hiervan slechts de volgende gegevens op papier bewaard gebleven:
a datum (21 maart 2008)
b tijdstip (18:03 uur)
c totaalbedrag (29,00 euro)
d betaalwijze (contant)
Als de detailgegevens digitaal bewaard zijn gebleven, is het mogelijk de gegevens op de totaaloverzichten te reproduceren. Het belang van de detailgegevens is te kunnen vaststellen dat alle detailgegevens/trans- actiegegevens/verkoopgegevens ook echt op de totaaloverzichten zijn terechtgekomen en verantwoord. Het gaat om het controlespoor (‘au-dit trail’). Gecomprimeerde totaaloverzichten zijn immers vooraf (digi-taal) manipuleerbaar.
Daar komt bij dat art. 52 lid 6 AWR grenzen stelt aan de conversie van de detailgegevens van digitaal naar papier. Controle moet immers bin-nen redelijke termijn mogelijk blijven. De conversie van niet al te grote hoeveelheden digitale gegevens naar papier is naar mijn mening mo-gelijk; de grens ligt daar waar controle binnen redelijke termijn niet meer mogelijk is.
De norm
De algemene norm waaraan een administratie in fiscalibus moet vol-doen, is vastgelegd in art. 52 AWR. Deze norm is open. De onderne-mer is namelijk vrij om te kiezen op welke wijze hij de administratie wenst in te richten en te voeren. Aan die vrijheid zijn echter enkele grenzen gesteld. Zo moeten uit de administratie ‘te allen tijde de rech-ten en verplichtingen blijken’, moet de administratie afgestemd zijn op de eisen van dat bedrijf en moet een controle binnen redelijke termijn mogelijk zijn. De Belastingdienst kan in principe geen eisen stellen aan de administratie. Art. 52 AWR kent immers geen delegatiebepaling (meer).
De administratieve verplichtingen zijn naar hun aard dynamisch: de eisen zijn niet alleen afgestemd op de omvang van het bedrijf, maar passen zich ook aan de technologische ontwikkelingen aan. Art. 52 AWR geeft eigenlijk alleen randvoorwaarden.
Niet alleen de eisen waaraan een administratie moet voldoen, zijn dynamisch, ook de controleaanpak van de Belastingdienst ontwikkelt zich. De CAB en de steekproeven zijn daar de bekende voorbeelden van.
De vraag die zich nu aandient, is of een administratieplichtige het verband tussen inkoop en verkoop verifieerbaar moet maken. Als een administratieplichtige deze controle zelf al uitvoert, kan de controleme-dewerker daarbij aansluiten. Denk hiervoor aan een supermarkt die de voorraad controleert aan de hand van de inkopen minus de geregis-treerde verkopen of dezelfde supermarkt die bestellingen doet aan de hand van de verkochte producten.
In deze casus waren de detailgegevens er op enig moment. En vanwege de relevantie voor de belastingheffing moesten ze bewaard worden. De Hoge Raad heeft in zijn arrest aangegeven dat de totaal-overzichten wel op papier mogen worden bewaard. Er is niet gesteld dat de detailgegevens op papier mogen worden bewaard in plaats van digitaal.
Bewaarplicht
Wat een ondernemer administratief vastlegt, maakt hij in principe zelf uit. In artikel 52 lid 1 AWR staat dat een ondernemer een administratie moet voeren naar de eisen van zijn bedrijf. Met andere woorden: een ondernemer moet datgene bijhouden wat hij nodig heeft om zijn be-drijf in de greep te houden, niet meer en niet minder. Een ondernemer die op een efficiënte wijze zijn administratie voert, zal niet meer bij-houden dan strikt noodzakelijk.
Zo ook deze restauranthouder. Alle (digitale) gegevens die bijge-houden worden, zijn kennelijk ook noodzakelijk voor een goed verloop van het bedrijfsproces. Vaak spelen deze gegevens ook een rol in de administratieve organisatie en interne beheersing. Dergelijke gegevens heeft de ondernemer zelf nodig om het bedrijfsproces in de greep te hebben (‘in control’ te zijn). Dat de ondernemer deze gegevens later niet (meer) nodig heeft, doet niets af aan de bewaarplicht van deze gegevens.
In dit geval heeft deze ondernemer de gegevens in eerste instantie nodig om de maaltijden te (laten) bereiden en op een later tijdstip om af te rekenen met de klant en nog later om met zijn medewerker af te rekenen die op zijn beurt met de klant heeft afgerekend. De betaalwijze wordt vastgelegd om achteraf kascontrole te kunnen uitvoeren. De ondernemer moet op grond van art. 52 lid 6 AWR deze (transactie)-gegevens in detail zodanig bewaren dat een controle binnen een rede-lijke termijn mogelijk is.
Voor alle duidelijkheid: de ondernemer die gebruikmaakt van een bestelcomputer, is verplicht de gegevens digitaal in detail (net als de bestellingen in het bonnenboek in detail) gedurende zeven jaren te be-waren wanneer door conversie naar papier deze omzetting binnen rede-lijke termijn niet mogelijk is. De restauranthouder die gebruikmaakt van een bestelcomputer, verkeert zeker niet in een nadeliger positie dan de ondernemer die een bonnenboek gebruikt. Integendeel zelfs, waar de ondernemer met een bestelcomputer kan volstaan met het bewaren van de digitale detailgegevens op de harde schijf van de computer, moet de ondernemer alle handgeschreven bonnenboeken bewaren. Daarnaast kan de ondernemer met een bestelcomputer ‘met een druk op de knop’ de dagomzet vaststellen en moet hij met een bonnenboek alle bonnen van een dag optellen alvorens hij de dagomzet kan vaststel-len. Bovendien kan een boekenonderzoek met behulp van de digitale detailgegevens veel sneller worden uitgevoerd dan met behulp van een bonnenboek. En een ondernemer is juist gebaat bij een kort onderzoek.
Voor wat het aanschaffen van een aparte module om de gegevens te bewaren betreft, wil ik het volgende opmerken. De Belastingdienst kan een ondernemer niet verplichten een aparte module aan te schaf-fen. Art. 52 AWR heeft immers geen delegatiebepaling. Maar de onder-nemer moet de detailgegevens wel gedurende zeven jaren bewaren. Hoe de ondernemer dat doet, mag hij zelf bepalen.
De goederenbeweging
De Belastingdienst wil dat dit soort ondernemingen vanuit de verkopen een goederenbeweging opzet, omdat die veel nauwkeuriger is dan vanuit de inkopen. Eieren kunnen voor verschillende gerechten worden gebruikt en hoeveel van elk gerecht is gemaakt, blijkt niet uit de inko-pen van de eieren.
Vanuit de verkochte maaltijden waarin de eieren zijn verwerkt, kun-nen we aan de hand van het recept en de aantallen maaltijden bereke-nen hoeveel eieren ingekocht moeten zijn (retrogrademethode). De berekende benodigde hoeveelheid kan vervolgens vergeleken worden met de verantwoorde inkopen eieren. Als uit deze berekening blijkt dat er veel meer of veel minder inkoop van eieren is verantwoord, heeft de ondernemer iets uit te leggen.
Daarnaast kunnen cijferbeoordelingen, analyses en verbandscontro-les vanuit de digitale detailgegevens worden verricht, zoals bij de ver-kopen per productgroepen, tussen maaltijden en dranken. Het gaat er verder ook om dat de Belastingdienst kan vaststellen of datgene wat verantwoord is, ook aansluit met wat verantwoord zou moeten zijn, uitgaande van de verkopen volgens de digitale bestanden. Zijn er wel-licht verkopen digitaal gewist? Is er een controlespoor?
Daarnaast is het mogelijk vanuit de detailgegevens de personeels-bezetting te benaderen en deze te vergelijken met de verantwoorde bezetting. Bovendien is het mogelijk om vanuit de detailgegevens te controleren of het juiste OB-tarief is toegepast op alle verkopen. Tevens zijn detailgegevens van belang om contra-informatie, zoals uit een WTP, een testaankoop, een renseignement in de vorm van een ver-koopbon, te kunnen toetsen. En op gecomprimeerde totaaloverzichten zijn afzonderlijke verkopen vaak niet te traceren.
In de redactionele noot in Vakstudienieuws kan ik mij dan ook ge-heel vinden.4 Ik besluit dan ook met een citaat daaruit: ‘Het wissen van de in de computer ingevoerde detailgegevens is volgens de Hoge Raad een gebrek van meer dan ondergeschikte aard. Hierbij neemt de Hoge Raad in aanmerking dat door het wissen van die detailgegevens het niet meer mogelijk is de volledigheid van de verantwoording van de omzet in geld te verifiëren aan de hand van een op goederenniveau te leggen verband tussen de inkoop en verkoop. Wij menen dat dit oordeel juist is. Het onderstreept dat de administratieplichtige zich een en andermaal moet bezinnen voordat hij door hem ontvangen, verzonden of vastgelegde gegevens uit zijn (digitale) administratie verwijdert. Bij twijfel doet hij er verstandig aan de gegevens te bewaren, ook al heeft dat volgens hem voor zijn bedrijfsvoering geen zin.’
MV |